033_Whistleblowing

 

 

 

 

Segnalazioni di violazioni - whistleblowing

 

 

INFORMAZIONI AI SENSI DELL'ART. 13 DEL REGOLAMENTO (UE) 2016/679

 

sul trattamento dei dati personali delle persone (di seguito “interessati”) che segnalano una violazione di disposizioni normative nazionali o dell'Unione europea che lede l'interesse pubblico o l'integrità dell'amministrazione del Collegio, in base al Decreto legislativo 10 marzo 2023, n. 24 (di seguito “persona segnalante”);

 

 

Quali dati personali raccogliamo e trattiamo su di te?

 

Con la tua segnalazione e nel corso dei successivi accertamenti raccogliamo

·         i tuoi dati identificativi comuni (nome, cognome, data e luogo di nascita, codice fiscale, residenza)

·         i dati relativi alla tua occupazione lavorativa e al ruolo da te svolto presso la nostra organizzazione

·         le informazioni sulla natura della segnalazione e sul contesto lavorativo in cui sei venuto a conoscenza della violazione

·         i dati e le informazioni che ci fornirai riguardo alla violazione (data/periodo, luogo, generalità dei responsabili e di altre persone coinvolte, eventuali imprese/aziende coinvolte e loro rappresentanti, elementi di prova e fondati sospetti)

·         le altre informazioni necessarie per dare seguito alla tua segnalazione.

 

 

Titolare del trattamento

 

I tuoi dati personali sono trattati dal Collegio provinciale dei Geometri e Geometri laureati di Caltanissetta,  Via F. De Roberto, 79 – 93100 Caltanissetta, c.f. 80004260859 – tel. 0934/22593,

Ø  E-mail: sede@collegio.geometri.cl.it 

Ø  PEC: collegio.caltanissetta@geopec.it

 

 

 

Perché trattiamo i tuoi dati e su quali basi giuridiche?

 

 

Trattiamo i tuoi dati per svolgere indagini sui comportamenti, atti e/o omissioni che possono costituire una violazione di disposizioni normative nazionali o europee, al fine di valutare la sussistenza dei fatti che ci hai segnalato.

 

Ti sarà comunicato l’esito delle indagini, il seguito che viene dato o che si intende dare alla tua segnalazione e le eventuali misure adottate.

 

Se esprimerai il tuo consenso potranno essere perseguite ulteriori finalità dando luogo ad ulteriori trattamenti. Le basi giuridiche corrispondenti alle diverse finalità perseguite nei diversi processi nei quali si svolge il trattamento dei tuoi dati sono riportate nella tabella seguente:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Finalità	Base giuridica
·  gestire le segnalazioni delle violazioni di disposizioni normative nazionali o dell'Unione europea che ledono l'interesse pubblico o l'integrità dell'amministrazione, di cui siano venute a conoscenza le persone che operano nel contesto lavorativo di questo ente, svolgendo indagini sui comportamenti, atti e/o omissioni che possono costituire una tale violazione al fine di valutare la sussistenza dei fatti segnalati, garantire protezione e rimedi adeguati al segnalante e alle altre persone tutelate e compiere tutti gli adempimenti previsti dalla legge.	Obbligo di legge (art. 6.1(c) GDPR), in relazione alle disposizioni di cui all’art. 4 del d.lgs. 24/2023. [1]
·  rivelare, con il consenso del segnalante e nei soli casi consentiti dalla legge,[2] l’identità del segnalante a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni, espressamente autorizzate a trattare i dati.	Consenso dell’interessato (art. 6.1(a) GDPR)
·  utilizzare la segnalazione nel procedimento disciplinare nei confronti dei dipendenti,[3] nel caso in cui la contestazione sia fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione e la conoscenza dell'identità della persona segnalante sia indispensabile per la difesa dell'incolpato.[4] In questo caso è dato avviso alla persona segnalante delle ragioni della rivelazione dei dati riservati e del fatto che la rivelazione della identità della persona segnalante e delle informazioni da cui può evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità è indispensabile ai fini della difesa della persona coinvolta.	Consenso dell’interessato (art. 6.1(a) GDPR)
·  documentare, su richiesta della persona segnalante e previo suo consenso, la segnalazione che sia stata effettuata oralmente nel corso di un incontro con il personale addetto, mediante redazione di un verbale. La persona segnalante può verificare, rettificare e confermare il verbale dell’incontro mediante la propria sottoscrizione. [5]	Consenso dell’interessato (art. 6.1(a) GDPR)

 

Il consenso del segnalante, distinto in modo separato per ciascuna delle suddette finalità, può essere fornito anche successivamente alla presentazione della segnalazione^[6] ed è revocabile, in qualsiasi momento, con le stesse modalità con le quali è stato prestato. Tuttavia, il trattamento effettuato prima della revoca rimane lecito.

 

Se esprimerai il consenso non perderai le garanzie previste dalla normativa che ti proteggono dalle ritorsioni che potresti subire^[7] e rimarranno comunque ferme le garanzie di riservatezza previste per la persona coinvolta, per la persona comunque menzionata nella segnalazione, per il contenuto della segnalazione e della documentazione prodotta.

 

Nei casi in cui la gestione della segnalazione interna si concluda con un provvedimento che dispone la trasmissione degli atti all’autorità giudiziaria penale o a quella contabile (Corte dei Conti), la tua identità rimarrà coperta dal segreto nei modi e nei limiti previsti dall'articolo 329 del codice di procedura penale e, in caso di processo contabile, fino alla chiusura della fase istruttoria di detto processo. In questi casi si applicheranno le ulteriori disposizioni previste dai rispettivi ordinamenti che regolano la procedura innanzi a dette autorità.

 

Se alla tua segnalazione segue un procedimento disciplinare, la tua identità non potrà essere rivelata nel caso in cui la contestazione dell'addebito disciplinare sia fondata su accertamenti distinti e ulteriori rispetto alla tua segnalazione, anche se conseguenti alla stessa. Se, invece, la contestazione sia fondata, in tutto o in parte, sulla tua segnalazione e la conoscenza della tua identità sia indispensabile per la difesa dell'incolpato, la tua segnalazione sarà utilizzabile ai fini del procedimento disciplinare solo in presenza del tuo consenso espresso alla rivelazione della tua identità. In questo caso ti sarà dato avviso delle ragioni della rivelazione dei dati riservati e del fatto che la rivelazione è indispensabile anche ai fini della difesa della persona coinvolta.

Il trattamento viene effettuato garantendo la riservatezza della persona segnalante (c.d. whistleblower), della persona che eventualmente lo assiste (c.d. facilitatore), delle persone coinvolte e delle persone comunque menzionate nella segnalazione, nonché del contenuto della stessa e della relativa documentazione. ^[8]

 

Obbligo o facoltà di conferire i dati

-     La presentazione della segnalazione è facoltativa, ma se decidi di presentarla sei tenuto a fornire i dati che sono indicati con un asterisco nella modulistica (che trovi nel sito web nella pagina Whistleblowing) che sono richiesti  perché indispensabili per valutare l’ammissibilità della segnalazione e per effettuare le indagini sulla sua fondatezza.

 

-     Il rifiuto di fornire i dati necessari, sia al momento della presentazione della segnalazione sia successivamente (in caso di un’eventuale richiesta di integrazione degli stessi), può comportare l’impossibilità oggettiva di prendere in considerazione la segnalazione con conseguenti riflessi sul procedimento che potrebbe essere definito con una pronuncia di inammissibilità o di archiviazione o di infondatezza della segnalazione.

 

-       Le seguenti informazioni, che possono essere indicate solo se da te conosciute, sono facoltative e sono richieste nei campi che non sono contrassegnati da un asterisco:

 

§ “Tipologia della violazione”

§ “luogo della violazione”

§ “generalità e ruolo del responsabile della violazione”

§ “generalità della persona coinvolta nella violazione”

§ “dati dell’Impresa coinvolta nell’accaduto”

§ “ Rappresentate legale o altro soggetto dell’impresa coinvolto nell’accaduto”

§ “Ruolo svolto dall’impresa nella violazione”

 

-     Vanno indicate nella segnalazione le informazioni, compresi i fondati sospetti, riguardanti violazioni commesse o che, sulla base di elementi concreti, potrebbero essere commesse in questa organizzazione, nonchè gli elementi riguardanti eventuali condotte volte ad occultare tali violazioni.

-     Non inserire nella segnalazione dati o informazioni che, in maniera chiara, non sono utili al fine di svolgere gli accertamenti sulla violazione segnalata. Se forniti tali dati non necessari saranno cancellati immediatamente.

 

Destinatari

I tuoi dati saranno comunicati a

§  Responsabile per la prevenzione della corruzione e della trasparenza del Collegio (c.d. RPCT)

§  personale interno espressamente autorizzato, dal gestore della piattaforma utilizzata per la gestione delle segnalazioni

§  società PA33 S.r.l. CF e P.Iva: 12858901007 Via della Sforzesca, 1 int. 1 -00185 Roma-, che fornisce la piattaforma WB33;

§  società ARUBA SPA, via San Clemente, 53 - 24036 Ponte San Pietro (BG), P. IVA 01573850516 - C.F. 04552920482, che fornisce il servizio di archiviazione in cloud dei dati acquisiti dalla piattaforma, designato quale sub responsabile del trattamento.

Periodo di conservazione dei dati

Le segnalazioni e la relativa documentazione sono conservate per il tempo necessario al compimento delle attività istruttorie e all’adozione dei consuguenti provvedimenti. Si applicano periodi di conservazione diversi a seconda delle informazioni contenute nella segnalazione e del modo in cui il caso viene trattato. In particolare:

o Le informazioni personali non pertinenti alle accuse che non devono essere ulteriormente trattate vengono cancellate immediatamente.

o Quando all’esito di una valutazione iniziale risulta chiaro che il caso non deve essere deferito alle autorità competenti o non rientra nell'ambito della procedura di denuncia, la segnalazione verrà cancellata il prima possibile.

o Se dopo la valutazione iniziale risulta chiaro che una segnalazione deve essere trasferita all'autorità competente, l’ufficio monitorerà attentamente le azioni intraprese da detta autorità.

o Se l'autorità competente avvia un procedimento, non è necessario che lufficio conservi le informazioni per un periodo più lungo.

o Se l'autorità competente decide di non avviare un procedimento, le informazioni devono essere cancellate senza indugio.

o La segnalazione e la relativa documentazione, comunque, non verranno conservate oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell'esito finale della procedura di segnalazione

o E’ fatto salvo un ulteriore periodo di conservazione che sia imposto dalla legge o che sia necessario alla tutela di un diritto.

 

Trasferimento dei dati verso Paesi fuori dall’ UE/AEE o verso altre organizzazioni internazionali

 

I dati non saranno trasferiti a paesi terzi, al di fuori dello spazio economico europeo, né ad altre

organizzazioni internazionali.

 

Quali sono i tuoi diritti ?

La normativa in materia di protezione dei dati Ti riconosce, nel rispetto delle previsioni normative, i seguenti diritti:

 

 Diritto di accesso ai dati (art. 15 del Regolamento)

 Diritto di rettifica e integrazione dei dati (art. 16 del Regolamento). Non è consentita la modifica retroattiva degli elementi contenuti nella segnalazione o raccolti durante la sua indagine. L’esercizio di tali diritti, quando è consentito, non deve comportare l'impossibilità di ricostruire la cronologia di eventuali modifiche di elementi importanti dell'indagine. Pertanto, tali diritti possono essere esercitati solo per rettificare o integrare dati di fatto la cui esattezza materiale può essere verificata dal titolare del trattamento a sostegno di prove, senza cancellare o sostituire i dati, anche errati, inizialmente raccolti.

 Diritto di cancellazione, alle condizioni previste dall'articolo 17 del Regolamento.

 Diritto di limitazione di trattamento, nei casi previsti dall’ art. 18 del Regolamento)

 Diritto di revocare il consenso eventualmente accordato nei casi sopra indicati (art.7 del Regolamento)

 

L'esercizio di tali diritti potrà essere ritardato, limitato o escluso se sussiste un pericolo effettivo e concreto per la riservatezza della persona che effettua la segnalazione o per la correttezza dell’istruttoria^.[9]

In questo caso Ti sarà data comunicazione motivata e, comunque, potrai esercitare i tuoi diritti anche tramite il Garante con le modalità di cui all'articolo 160 del D.Lgs. 2003 n.196.

Come puoi esercitare i tuoi diritti?

Per esercitare tali diritti, puoi presentare la tua richiesta utilizzando esclusivamente l’applicativo predisposto a questo scopo nella piattaforma WB33 che trovi nel sito istituzionale del Collegio nella sezione Whistleblowing.

 

Non inviare alcuna comunicazione tramite mail o PEC per non pregiudicare la riservatezza della tua identità e di quella della altre persone coinvolte o menzionate nella segnalazione.

 

Reclamo all'autorità di controllo

Se ritieni che il trattamento dei tuoi dati personali avvenga in violazione di quanto previsto dalla disciplina in materia di protezione dei dati personali, hai il diritto di proporre reclamo al Garante, come previsto dall’art. 77 del Regolamento (UE) 2016/679, o di adire le opportune sedi giudiziarie ai sensi dell’art. art. 79 del Regolamento citato.

 

Responsabile della protezione dei dati – RPD

Per tutte le questioni che concernono il trattamento dei dati personali e l’esercizio dei diritti degli interessati, Ti puoi rivolgere al Responsabile della protezione dei dati (RPD), Avv. Salvatore Maugeri, sia telefonicamente, sia scrivendo ai seguenti indirizzi:

Ø Telefono: (+39) 0935683022

Ø per comunicazioni scritte: Via Mazzini n. 24 - 94015 Piazza Armerina (EN)

Ø mail: rpd@collegio.geometri.cl.it 

Ø nella piattaforma WB33 nel sito istituzionale del Collegio, nella sezione Whistleblowing, trovi un applicativo per le comunicazioni con l’RPD relative all’ambito della gestione delle segnalazioni Whistleblowing, predisposto appositamente per garantire la riservatezza.

 

Per non pregiudicare la riservatezza della tua identità e di quella della altre persone coinvolte o menzionate nella segnalazione, utilizza solo il canale di contatto con l’RPD predisposto a tale scopo nella piattaforma sopra indicata e non inviare alcuna comunicazione tramite mail o PEC.

 

In un mondo in continua evoluzione tecnologica, abbiamo bisogno di aggiornare periodicamente la seguente Informativa e il relativo registro dei trattamenti, per cui Ti invitiamo a consultare periodicamente online la versione aggiornata della seguente informativa che trovi nel sito web del Collegio nella sezione Whistleblowing.

 

Il Responsabile per la prevenzione della corruzione e della trasparenza