INFORMAZIONI PRIVACY

AI SENSI DELL'ART. 13 DEL REGOLAMENTO (UE) 2016/679 SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI DEI SOGGETTI CHE SEGNALANO ILLECITI (C.D. WHISTLEBLOWER)

L’AZIENDA SANITARIA LOCALE ROMA 4, con sede legale in via Terme di Traiano n. 39/A – 00053 Civitavecchia (RM), C.F. e Partita I.V.A. 04743741003 (di seguito “ASL Roma 4”), in qualità di Titolare del Trattamento dei dati forniti a seguito della segnalazione relativa a presunte condotte illecite delle quali il whistleblower sia venuto a conoscenza, informa che i dati personali saranno trattati con le modalità e per le finalità seguenti:

1.      Finalità e Base Giuridica del Trattamento

I dati personali vengono trattati dal Responsabile della Prevenzione della Corruzione e della Trasparenza (RPCT), allo scopo di effettuare le necessarie attività istruttorie volte a verificare la fondatezza del fatto oggetto di segnalazione e l’adozione dei conseguenti provvedimenti.

La base giuridica del trattamento dei dati personali di cui al punto n. 1 delle seguenti informazioni privacy, dunque, si rinviene nell’art. 6, par. 1, lett. e) del Reg. UE 679/2016 (c.d. GDPR), ossia nell'esecuzione dei compiti di interesse pubblico o comunque connessi all'esercizio dei pubblici poteri del RPCT, con particolare riferimento al compito di accertare eventuali illeciti denunciati nell’interesse dell’integrità dell’ASL Roma 4.

Qualora all’interno della segnalazione fossero inserite categorie particolari di dati personali, la base

giuridica si rinviene nell’art. 9, par. 2, lett. g) del GDPR.

2.      Categorie di Dati personali

Per le finalità di cui al punto n. 1 potranno essere raccolte e, successivamente trattate, le seguenti categorie di dati personali:

·         dati personali anagrafici;

·         dati di contatto (mail e numero telefonico);

·         dati di accesso e di identificazione (password);

·         qualifica o posizione professionale e ufficio di appartenenza;

3.      Modalità di Trattamento

Il trattamento dei dati personali da parte del RPCT avviene nel momento di ricezione della segnalazione (c.d. whistleblowing) e nelle successive fasi istruttorie volte a verificare la fondatezza del fatto oggetto di segnalazione.

L’ASL Roma 4, in qualità di Titolare del trattamento, per il tramite dei propri fornitori quali creatori e gestori della piattaforma WB33, nominati responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR, garantisce elevati standard di sicurezza in relazione al trattamento dei dati personali, mediante l’utilizzo di strumenti idonei ad assicurare la riservatezza.

Infatti, per effettuare le segnalazioni di cui sopra, verrà utilizzata la piattaforma WB33 che disaccoppia i dati della segnalazione dai dati del segnalante, conservandoli su server distinti, che saranno, poi, riaccoppiati solo su specifica richiesta tracciata da parte del RPCT.

Il RPCT riceve una notifica che lo avvisa della presenza di una nuova segnalazione da gestire, accede alla sua area riservata e può:

-  visualizzare il documento senza i dati del segnalante;

-  visualizzare gli eventuali allegati;

-  dialogare in maniera riservata con il segnalante per richiedere chiarimenti, aggiornamenti, ulteriori dettagli (il software recapita i messaggi dal RPCT al segnalante, senza che il RPCT sappia a chi sono stati inviati - il segnalante riceve i messaggi nel proprio account, da cui può rispondere e inviare allegati);

-  archiviare la segnalazione, selezionando la motivazione dal menù a tendina;

-  prendere in carico la segnalazione, assegnandola all’ufficio/utente competente.

Il trattamento dei dati personali è realizzato per mezzo delle operazioni indicate all’art. 4, par. 1, n. 2 GDPR e più precisamente: raccolta, registrazione, organizzazione, conservazione, selezione, consultazione, utilizzo, blocco, comunicazione, cancellazione e distruzione dei dati.

I dati sono trattati dal Titolare con modalità, strumenti e procedure informatiche strettamente necessarie per realizzare le finalità descritte al punto n. 1.

trattamento dei dati personali contenuti all’art. 5 GDPR, quali quelli di liceità, correttezza e trasparenza; necessità e minimizzazione dei dati; esattezza; limitazione della conservazione; integrità e riservatezza.

L’ASL Roma 4, anche per il tramite dei suddetti fornitori, predispone misure di sicurezza fisiche, tecniche e organizzative ai sensi dell’art. 32 GDPR per conservare in modo sicuro e per prevenire la perdita dei dati, usi illeciti o non corretti ed accessi non autorizzati (Data Breach).

4.      Periodo di Conservazione

Le segnalazioni e la relativa documentazione, raccolta anche durante la fase istruttoria successiva alla segnalazione medesima, sono conservate per il tempo necessario al raggiungimento delle finalità predette e comunque non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell'esito finale della procedura di segnalazione.

5.      Accesso ai dati personali

I dati personali potranno essere accessibili esclusivamente alle persone autorizzate specificamente nominate per iscritto dal Titolare ex art. 29 GDPR e 2-quaterdecies del Codice Privacy, sulla base di specifiche istruzioni fornite in ordine a finalità e modalità del trattamento medesimo ovvero comunicati, per le finalità di cui al punto n. 1, se del caso, all’Autorità Giudiziaria, alla Corte dei Conti e all’ANAC.

6.      Diritti dell’interessato

L’interessato dispone, nei casi previsti, dei diritti di cui all’art. 15 GDPR ss. e più precisamente il diritto di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, e il diritto di opposizione, nonché il diritto di proporre reclamo all’Autorità Garante (art. 77 GDPR e 141 Codice Privacy, così come novellato dal D. Lgs. 101/2018).

Tali diritti possono essere esercitati nei limiti di quanto previsto dall'articolo 2-undecies del D. Lgs. 30 giugno 2003, n. 196, ss.mm.ii.

7.      Modalità di esercizio dei diritti

Il soggetto interessato potrà in qualsiasi momento esercitare i diritti privacy inviando:

·         una raccomandata A.R. indirizzata al RPCT c/o AZIENDA SANITARIA LOCALE ROMA 4, con sede legale in via Terme di Traiano n. 39/A – 00053 Civitavecchia (RM), oppure mediante comunicazione all’indirizzo segnalazioneilleciti@aslroma4.it

8.      Identità e dati di contatto del DPO – Responsabile della protezione dei dati personali:

Scudo Privacy S.r.l. - Dott. Carlo Villanacci, e-mail: dpo@scudoprivacysrl.com.